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  根据客户的要求，将会议的所有要求制成文字格局，传真给酒店，（包含会议的时刻、会议室的名称、欢迎水牌、横幅、指示牌的内容、会议室的摆台、报到台的设置要求、茶歇的要求、舞台、主席台、讲台的设置要求、台签卡的放置要求、会议室其他配套设备的要求等等）

   会议举行前（如会议是早上举行，需提早一天，如会议举行是下午，至少提早半天）有必要要求酒店事前按照之前传真的内容进行会场的铺排和布置，包含横幅的悬挂、欢迎水牌、指示牌的设置等等。要求广告商提早做好会场的布置和印刷品的运送作业，跟会人员到会场实地监督和验收会场是否有按照原计划布置好。